Autenticação, certificação e reconhecimento de assinaturas

PARECER PUBLICADO NO SITE DA ORDEM DOS ADVOGADOS

12-02-2007

Processo nº E-13/06

PARECER

O Conselho Geral da Ordem dos Advogados, por deliberação tomada em reunião de 19 de Outubro de 2006, solicitou-lhe a emissão de parecer sobre a autenticação, certificação e reconhecimento de assinaturas praticado por advogado — âmbito e formalidades face ao disposto no Decreto-Lei nº 76-A/2006, de 29 de Maio.

Cumpre apreciar.

A matéria do reconhecimento de assinaturas e autenticação e tradução de documentos ocupa o Capítulo III do Decreto-Lei nº 76-A/2006, de 29 de Maio, o qual é composto apenas por um artigo (o artigo 38º), o qual dispõe o seguinte:

Artigo 38º
Extensão do regime dos reconhecimentos de assinaturas e da autenticação e tradução de documentos

1. Sem prejuízo da competência atribuída a outras entidades, as câmaras de comércio e indústria, reconhecidas nos termos do Decreto-Lei nº 244/92, de 29 de Outubro, os conservadores, os oficiais de registo, os advogados e os solicitadores podem fazer reconhecimentos simples e com menções especiais, presenciais e por semelhança, autenticar documentos particulares, certificar, ou fazer e certificar, traduções de documentos nos termos previstos na lei notarial.

2. Os reconhecimentos, as autenticações e as certificações efectuados pelas entidades previstas nos números anteriores conferem ao documento a mesma força probatória que teria se tais actos tivessem sido realizados com intervenção notarial.

3. Os actos referidos no nº1 apenas podem ser validamente praticados pelas câmaras de comércio e indústria, advogados e solicitadores mediante registo em sistema informático, cujo funcionamento, respectivos termos e custos associados são definidos por portaria do Ministro da Justiça.

4. Enquanto o sistema informático não estiver disponível, a obrigação de registo referida no número anterior não se aplica à prática dos actos previstos nos Decretos-Leis nºs 237/2001, de 30 de Agosto, e 28/2000, de 13 de Março.

5. O montante a cobrar, pelas entidades mencionadas no nº3, pela prestação dos serviços referidos no nº1, não pode exceder o valor resultante da tabela de honorários e encargos aplicável à actividade notarial exercida ao abrigo do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei nº 26/2004, de 4 de Fevereiro.

O registo no sistema informático previsto nesta disposição veio a ser implementado pela Portaria nº 657-B/2006, de 29 de Junho.

Verifica-se assim que aquela disposição passou a atribuir também aos advogados competências que anteriormente se encontravam exclusivamente reservadas aos notários, numa evolução que já vem desde 2000.

Efectivamente, o art. 1º, nº3, do Decreto-Lei 28/2000, de 13 de Março, atribuiu também aos advogados competência para certificar a conformidade de fotocópias com os originais que lhes sejam apresentados para esse fim, e proceder à extracção de fotocópias que lhes sejam presentes para certificação, adquirindo essas fotocópias o valor probatório dos originais.

Posteriormente, o art. 5º do Decreto-Lei 237/2001, de 30 de Agosto atribuiu ainda aos advogados competência para fazer reconhecimentos com menções especiais por semelhança, nos termos previstos no Código do Notariado, e certificar, ou fazer e certificar, traduções de documentos, acrescentando o art. 6º que os reconhecimentos e traduções efectuados nestes termos conferem aos documentos a mesma força probatória que teria se tais actos tivessem sido realizados com intervenção notarial.

Confrontando o art. 38º do D.L. 76-A/2006, de 29 de Março, verifica-se que o seu carácter inovatório consiste em ter atribuído aos advogados competência para fazer reconhecimentos de quaisquer espécie, simples e com menções especiais, presenciais e por semelhança, bem como para a autenticação de documentos particulares, uma vez que anteriormente já lhe tinham sido atribuídas outras competências notariais.

As competências notariais agora igualmente atribuídas aos advogados correspondem assim ao seguinte:
a) certificar a conformidade de fotocópias com os documentos originais apresentados e proceder à extracção das mesmas para esse efeito.
b) fazer reconhecimentos simples e com menções especiais, presenciais ou por semelhança;
c) autenticar documentos particulares,
d) certificar, ou fazer e certificar, traduções de documentos.

Estas competências abrangem precisamente as competências anteriormente reservadas aos notários no art. 4º, nº2, c), f) e parcialmente na alínea g) do Código do Notariado.

Examinemos sucessivamente estas competências.

Em relação à certificação de fotocópias ela abrange a conferência de fotocópias, prevista no art. 171º-A do Código do Notariado, mas não os certificados, referidos nos arts. 161º e ss. CN, nem as certidões extraídas dos instrumentos, registos e documentos arquivados nos cartórios. Efectivamente, aos advogados não foram atribuídas as competências notariais previstas nas alíneas d) e e), nem a da primeira parte da alínea g) do art. 4º CN, pelo que não podem certificar factos que tenham verificado, nem passar certidões de documentos em relação a um arquivo que organizem, uma vez que a lei não lhes atribuiu essas funções notariais. Através da certificação de fotocópias, os advogados conferem às mesmas a mesma força probatória resultante do documento original.

Em relação à feitura dos reconhecimentos, destina-se a mesma a atribuir aos documentos a eficácia e força probatória estabelecida nos arts. 374º a 376º do Código Civil, que anteriormente estava dependente de intervenção notarial.

Conforme se salientou, após o D.L. 76-A/2006, de 29 de Março, todo e qualquer reconhecimento pode agora vir a ser feito pelo advogado, independentemente de ser simples ou com menções especiais, presencial ou por semelhança, desde que sejam cumpridos os requisitos previstos nos arts. 153º e ss., do Código do Notariado e realizado o registo informático previsto na Portaria 657-B/2006, de 29 de Junho.

Em relação à autenticação de documentos particulares, trata-se da competência anteriormente atribuída ao notário pelo art. 363º, nº3, do Código Civil, que permite atribuir ao documento, nos termos do art. 377º do mesmo Código “a força probatória dos documentos autênticos, ainda que não os substituam quando a lei exija documento desta natureza para a validade do acto”. O processo de autenticação dos documentos particulares encontra-se disciplinado nos arts. 150º e ss. do Código do Notariado, exigindo-se assim que as partes confirmem o seu conteúdo perante o advogado (art. 150º, nº1, CN), o qual deve lavrar termo de autenticação (art. 150º, nº2, CN), o qual obedece aos requisitos previstos nos arts. 150º e 151º CN, devendo ainda ser efectuado o registo informático previsto na Portaria 657-B/2006, de 29 de Junho. Finalmente, compete ao advogado certificar, ou fazer e certificar, traduções, as quais devem obedecer aos requisitos previstos nos arts. 172º e ss., do Código do Notariado, cabendo-lhe também fazer o registo destes actos no referido sistema informático.

Podem suscitar-se algumas dúvidas em relação a certo tipo de actos. Assim, por exemplo, quanto ao reconhecimento presencial das assinaturas no contrato-promessa, previsto no art. 410º, nº3, CC, embora o mesmo possa ser feito por advogado, a verdade é que a lei exige concomitantemente a certificação pelo notário da licença de utilização ou de construção, e a competência para essa certificação não foi atribuída a advogados.

O reconhecimento pelos advogados das assinaturas nos contratos-promessa suscita igualmente problemas quando a tradição da coisa determina que ocorra um facto constitutivo da liquidação do IMT, parecendo que neste caso será aplicável aos advogados a disposição do art. 49º, nº1, do Código do Imposto Municipal sobre as Transmissões Onerosas de Imóveis, não podendo estes efectuar o reconhecimento sem que lhes seja exibida declaração prevista no art. 19º CIMT, acompanhada do respectivo documento de cobrança, que arquivarão, disso fazendo menção no documento a que respeitam, sempre que a liquidação deva preceder a transmissão(1) .

Já em relação às procurações, nos termos do art. 116º, nº1, CN as mesmas podem ser lavradas por instrumento público, documento escrito e assinado pelo representado com reconhecimento de letra e assinatura ou por documento autenticado. Assim, os advogados podem validar procurações através do reconhecimento de letra e de assinatura ou da autenticação do documento por termo, uma vez que essas competências lhes foram atribuídas. Apenas não podem lavrar procurações por instrumento público, dado que esta é uma competência estritamente notarial. Consequentemente, não poderão os advogados validar procurações conferidas também no interesse do procurador ou de terceiro, uma vez que estas devem ser necessariamente lavradas por instrumento público, cujo original é necessariamente arquivado no cartório notarial (art. 116º, nº 2, CN).

Tal é, salvo melhor juízo, o nosso parecer.
Lisboa, 7 de Janeiro de 2007
O Vice-Presidente do CDLLuís Menezes Leitão

Notas:1- Neste sentido, cfr. PEDRO MORÃO CORREIA, “Da obrigação de cooperação e fiscalização dos advogados relativamente ao pagamento de IMT”, em Boletim da Ordem dos Advogados nº 43 (Setembro-Outubro 2006), pp. 24-27.